Office 2010 zabójczo wielki plik pst

[PaveuSan 2]

Szanowni Państwo,
Mój problem wygląda następująco.
Znajomy posiada firmę architektoniczną, codziennie wysyła maile z dość dużymi załącznikami.
Od 2010 roku jego poczta IMAP nie jest w konserwowana a plik pst przez te lata urósł do około 100 GB… Chora liczba jak na pst, jednakże trzeba coś z tym zrobić.

 

Zacząłem od przenoszenia wcześniejszych lat do nowych plików pst. Wszystko byłoby fajnie, gdyby nie to, że Outlook po prostu dostaje świra, laguje, zawiesza się a to owocuje sprawdzaniem integralności danych po każdym niepoprawnym zamknięciu. Jest to bardzo uciążliwe.

 

Przenoszenie emaili z lat wcześniejszych do nowego pliku pst, usuwa również je z serwera poczty co jest dobre, bo kopie tych starych maile zrobie sobie na dysku sieciowym.

 

Wracając do mojego pytania, czy istnieje jakiś sposób łatwiejszy poradzenia sobie z problemem absurdalnie wielkiej poczty?

 

Łącze pozdrowienia.

[mikei79 1]

Witam, to ja może napiszę jak to jest u nas w biurze, również zajmujemy się projektami architektonicznymi i konstrukcyjnymi. Mamy masę różnych tematów na raz, całą masę plików, maili, etc.....

 

Uważam, że trzeba zacząć od początku. Przede wszystkim należy wprowadzić jakiś system zarządzania danymi globalnie w całej firmie (przy małych kilkuosobowych się sprawdza) jak również w biurze jednoosobowym.

 

U nas wygląda to tak - jak pojawia się nowy temat, to zakładany jest folder o numerze o odpowiednim numerze. W każdym numerze zawarty jest rok oraz nr kolejny projektu w danym roku. W tym folderze są przechowywane wszelkie dane, pliki związane z projektem.

 

Tematy dzielimy na 3 typy:

1. tematy nieistotne, dla nich w ogóle nie tworzymy folderu

2. tematy istotne, wystarczy konkretne zapytanie - zakładamy folder, ale zamiast kolejnego numeru projektu są XXX

3. tematy na które otrzymaliśmy zlecenie, podpisaliśmy umowę, XXX zamieniamy na numer

 

W każdym folderze przypisanym do danego projektu tworzymy podfoldery, wszystko zaczyna się od daty aby całość była chronologicznie ułożona. Wszystko oznaczone poszczególną branżą - pzt, architektura, konstrukcja, poszczególne instalacje, opinie, badanie, etc..

W folderach tech również zapisujemy maile (jako pdf), dzięki temu wszystko jest poukładane, nic nam się nie straci, zawsze możemy wszystko odszukać, łatwo cokolwiek komukolwiek przesłać, pokazać.

Najważniejsza jest systematyczność, musimy wszystko zapisywać regularnie - to podstawa.

 

Dzięki temu wiemy, że wszystko jest u nas na bieżąco zapisane, odpowiednio poukładane. Maile to tylko cześć pracy architekta (czy innego projektanta), musimy się nauczyć pracować z całą masą plików i ich wersji.

Mając wszystko zapisane można maile raz na rok kasować. My kasujemy na początku stycznia hurtowo wszystkie maile starsze niż 3 lata. Wtedy kasowane są nigdy niezapisane maila z tematami nieistotnymi.

Są jeszcze maila nie związane z pracą projektową ale to robimy analogicznie.

 

Zawsze wiemy, że dla danego projektu wszystko jest w jednym miejscu - wiem co mówię, mamy ponad 400 projektów.

 

Dodatkowo wszystko archiwizujemy na serwerach NAS (2 dyskowe), jeden jest u nas, drugi gdzieś u kogoś trzymany, nawet nie wiem gdzie. Wszystko się samo synchronizuje.

Obecnie mamy 6TB przestrzeni, ale nasze wszystkie projekty zajmują dopiero 5TB. W przyszłym roku planujemy zmianę NASów na nowe 4 dyskowe, damy po dwa dyski i zostaną po dwa wolne pola na rozbudowę. Te nasze obecne mają już dobrych kilka lat. Nigdy nie było awarii.

 

Biuro projektowe, jak również pojedynczy projektant nie może sobie pozwolić na utratę czegokolwiek.

 

Niestety moje rozwiązanie nie rozwiązuje Twojego problemu w szybki sposób, ale można pomyśleć nad wprowadzeniem takiego działania dla projektów od nowego roku lub nawet w spokojniejszym okresie uporządkowaniu wszystkiego.

 

Proponuję dla zmniejszenia wielkości maili wrzucać linki, my używamy dropboxa, ale poza nim jest cała masa różnych darmowych jak i płatnych serwisów.

 

Może pomogłem

Powodzenia

Edytowane 25 Października 2017 przez mikei79